Produktivitäts-Turbo: Wie du dich fokussierst und mehr anspruchsvolle Aufgaben erledigst

Manchmal ist es wie verhext. Es ist schon wieder 15 Uhr und du bist meilenweit davon entfernt, das zu erreichen, was du dir heute fest vorgenommen hattest. Etwa deinen Blogartikel zu schreiben oder endlich deine Landingpage fertig zu bekommen. Kommt dir das bekannt vor?

Bist du am Ende des Tages auch manchmal unzufrieden, dass du wichtige Aufgaben nicht geschafft hast? E-Mails, Meetings, Social Media – es gibt so viele Ablenkungen im Arbeitsalltag, die uns davon abhalten, richtig produktiv zu sein. Irgendein Beep, Ding oder Dong gibt es immer, das um unsere Aufmerksamkeit kämpft – und sie oftmals auch bekommt. Das fällt einem leider besonders auf die Füße, wenn man als Selbstständiger sein eigener Chef ist.

In diesem Blogartikel habe ich dir deshalb meine besten 5 Produktivitäts-Tipps zusammengefasst. Sie sollen dir helfen, schneller in einen fokussierten Zustand zu kommen, um produktiver zu sein und zum Beispiel mehr Content in der gleichen Zeit zu erstellen.

1. Trainiere, dich zu fokussieren

So nützlich Facebook, Instagram & Co. auch sind – wenn du oft deine Newsfeeds checkst, wird deine Aufmerksamkeit ständig fragmentiert, also in kleine Teile zerlegt. Dadurch fällt es dir schwerer, dich lange auf eine Sache zu konzentrieren. Schon ein kurzer Blick in deine Lieblings-App oder das Lesen einer E-Mail reichen aus, um deine Konzentration für 15 bis 20 Minuten zu stören. Das ist schon krass, oder?

In einer Welt voller Ablenkungen müssen wir also erst mal wieder lernen, richtig fokussiert zu arbeiten. Das geht nicht von heute auf morgen. Es ist okay, wenn es dir zunächst schwerfällt. Gerade das Schreiben ist eine nach innen gerichtete Aufgabe, die viel Fokus erfordert. Einen guten Blogartikel zu schreiben, dauert auch bei Profi-Textern mindestens zwei Stunden in voller Konzentration.

Meditation hat viele positive Wirkungen, kann dir aber auch dabei helfen, deine Konzentrationsfähigkeit zu trainieren. Nimm dir ein paar Minuten pro Tag Zeit, um dich ganz aufs Hier und Jetzt zu konzentrieren. Das gelingt vielen am besten, wenn sie die Augen schließen und erst mal ihren Atem beobachten. Wenn du das tust, denkst du nämlich an nichts anderes. Am Anfang gehen deine Gedanken noch oft „spazieren“, aber es wird besser mit der Zeit. Es ist alles eine Frage des Trainings.

Du kannst zum Beispiel wie ich morgens nach dem Aufwachen mit einer fünf- bis zehnminütigen Meditation im Sitzen beginnen. Bei YouTube findest du eine Menge an geleiteten Meditationen für die verschiedensten Ziele. Damit startest du gleich ganz anders in den Tag, als wenn dir schon wieder tausend Dinge durch den Kopf gehen.

Du musst aber nicht sitzen, um zu meditieren. Du kannst auch einfach in deiner Mittagspause eine Runde spazieren gehen und dich dabei auf ein Problem fokussieren, das du lösen möchtest. Hol deine Aufmerksamkeit immer wieder zurück, falls du mit deinen Gedanken abschweifst (was definitiv gerade am Anfang passiert). Dranbleiben und nicht gleich aufgeben!

2. Blocke bewusst Zeit für fokussiertes Arbeiten

Fokussiertes Arbeiten fällt uns gerade in der überfüllten Online-Welt nicht leicht. Wenn du also wirklich etwas schaffen möchtest und etwa deinen Newsletter oder Blogartikel für diese Woche schreiben willst, dann musst du dafür bewusst Zeit in deinem Kalender wegblocken. To-do-Listen reichen nicht aus, sie werden nur immer länger. Diese geblockte Zeit muss dir so wichtig sein wie andere Termine auch. Sonst wirst du immer unterbewusst versuchen, doch noch einen anderen Termin in deine Fokus-Arbeitszeit zu quetschen.

Ich nutze zum Beispiel einen Google-Kalender dafür, um von überall meine verschiedenen Arbeitsaufgaben in Blöcken zu planen. Verschiedene Farben helfen mir dabei, zu unterscheiden und zu priorisieren.

Für herausfordernde Aufgaben solltest du mindestens 90 Minuten Zeit einplanen. Mach danach eine kurze Pause (fünf bis 10 Minuten) und dann geht es weiter mit dem nächsten Intervall.

Plane deine Fokus-Arbeitszeiten mindestens eine Woche im Voraus ein. Sonst ist der Terminkalender schneller voll als gedacht und dein Blog hat wieder keinen neuen Artikel bekommen.

3. Sei nicht immer erreichbar

Auch wenn du online theoretisch 24 Stunden erreichbar bist, solltest du es auf keinen Fall sein. Du schaffst dadurch weniger von den wichtigen Aufgaben und bist am Ende des Tages unzufrieden und gestresst.

So mancher ist stolz darauf, dass er E-Mails innerhalb von kurzer Zeit beantwortet oder jeden Anruf entgegennimmt. Das reißt dich aber aus deinem Fokus und schwächt deine Konzentration. Auch Kunden können ein paar Stunden oder einen Tag warten (außer vielleicht wenn du der Support eines Hosting-Anbieters bist und genau das deine Aufgabe ist). Ständige Erreichbarkeit hat für mich nichts mit besonderem Kundenservice zu tun, sondern vielmehr mit dem Wunsch nach Anerkennung.

Plane deine E-Mail- und Social-Media-Zeiten am besten in Blöcken. Du kannst dir pro Tag feste Zeitfenster einplanen, in denen du deine E-Mails checkst und Kommentare bei Instagram schreibst. Morgens ist dafür nicht unbedingt die beste Zeit. Da ist die Konzentration und Energie bei vielen am größten. Es wäre Verschwendung, das nicht für Fokus-Aufgaben zu nutzen, wie Texte oder Konzepte schreiben. Wenn du nach der Mittagspause ein kleines Leistungstief hast, kannst du weniger anspruchsvolle Aufgaben wie Orga-Kram, Mails und Anrufe erledigen.

4. Bereite dich auf deine Fokus-Arbeitszeit vor

Handy lautlos, E-Mail-Benachrichtigungen aus, Getränke bereit, „Bitte-nicht-stören-Schild“ an die Bürotür – wie sich ein Sportler vor dem Training aufwärmt, solltest auch du Rituale entwickeln, die deinem Kopf sagen: Jetzt ist es Zeit, dich auf diese eine Aufgabe zu fokussieren.

Besonders beim Schreiben kann es passieren, dass du dich gern mal ablenkst, wenn du gerade nicht weiterkommst. Wenn ich mal „hänge“, stehe ich zum Beispiel oft auf und hole mir irgendetwas.

Widerstehe der Versuchung, auf dein Handy oder in dein Mail-Postfach zu schauen. Manchmal muss man sich wirklich richtig dazu zwingen, bei der Sache zu bleiben. In dieser Fokus-Arbeitszeit kommt nichts zwischen dich und die Aufgabe, die du erledigen willst. Schaffe dafür die richtigen Bedingungen, damit dir das leichter fällt.

5. Versetze dich in den Flow-Zustand mit Alpha-Wellen

Ich habe vor einiger Zeit für mich die ideale Hintergrundmusik zum Schreiben entdeckt. Sie nutzt sogenannte Alpha-Wellen und macht mich entspannter und zugleich konzentrierter.

Unser Gehirn schwingt nämlich messbar in unterschiedlichen Frequenzen, was etwa bei einem EEG sichtbar wird. Diese verschiedenen Schwingungen – die Gehirnwellen – hängen davon ab, in welchem Zustand sich ein Mensch befindet: zum Beispiel wach, entspannt, schlafend.

Im entspannten Zustand, dem „Flow“-Zustand, produzieren wir mehr Alpha-Wellen. Beta-Wellen oberhalb von 25 Hz werden vor allem in Stress- oder Angst-Zuständen ausgelöst.

Mithilfe von äußeren Reizen wie Musik lassen sich Gehirnwellen stimulieren. Dadurch kannst du dich in entspannte Zustände versetzen, in denen du effektiv arbeiten kannst. Such einfach mal bei YouTube nach „Alpha-Wellen“ – da findest du eine Menge, zum Beispiel von „YellowBrickCinema“. Es gibt auch Apps, bei denen du aus verschiedenen mentalen Zuständen wählen kannst.

Fokussierter zu arbeiten und mehr anspruchsvolle Aufgaben zu schaffen, ist also vor allem eine Übungssache. Es liegt nicht unbedingt in der Natur des Menschen. Und all die Ablenkungen wie Social Media machen es nicht leichter.

Trainiere zum Beispiel durch Meditation, dich besser zu konzentrieren und blocke für anspruchsvolle Aufgaben Fokus-Arbeitszeit weg. Wenn du dir dazu noch feste Rituale und gute Rahmenbedingungen schaffst, wirst du bestimmt deine Produktivität steigern.

 

Probiere es doch morgen gleich mal aus und lass mich in den Kommentaren wissen, was dir besonders geholfen hat.

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